Czy przyszłość to audyty online?

28 maja 2020

Już od wielu lat narzędzia online były niezbędnym elementem sprawnego funkcjonowania systemu certyfikacji obejmującego przedsiębiorstwa we wszystkich zakątkach świata. Nie tak dawno usługi cyfrowe poszerzyły się o egzaminy elektroniczne i moduł e-learningu. Ale pandemia koronawirusa może wymagać podjęcia bardziej radykalnych kroków.

Blog May - Are online audits the future?

Johan den Hartog
Managing Director, GMP+ International

Jak certyfikować? Jak zapewnić optymalną dostępność? Jak przekazywać wiedzę? Jak zbierać informacje zwrotne? W kontekście rozsianej po całym świecie społeczności te (i inne) pytania odgrywają istotną rolę w tworzeniu naszego systemu i naszych usług dodatkowych.

Nowe technologie informacyjne i komunikacyjne pozwalają zwiększać zasięg i skuteczność systemu certyfikacji GMP+ oraz działań wspierających. Przykładowo egzaminy dla nowych audytorów jednostek certyfikujących prowadzone były online już od kilku miesięcy, eliminując potrzebę stawienia się fizycznie w miejscu egzaminu. Choć decyzję o takim rozwiązaniu podjęto jeszcze przed pojawieniem się koronawirusa, to wybuch epidemii przyspieszył jej wdrożenie. W rezultacie, mimo ograniczeń dotyczących podróży, egzaminy mogły się odbyć.

Od „warto” do „trzeba”

W sferze online dzieje się jednak więcej. 18 maja uruchomiliśmy zupełnie nowy moduł e-learningu związany z Akademią GMP+. Tematem jego pierwszej edycji jest HACCP. Szkolenie trwa około pół godziny. Użytkownicy mogą sprawdzić swoją wiedzę za pomocą kwestionariusza, a odpowiedzi uzupełnione są o wyjaśnienia. Dzięki temu modułowi firmy z regionów, gdzie dostęp do podstawowej wiedzy jest ograniczony, mogą przybliżyć świat bezpieczeństwa pasz swoim pracownikom w przystępny sposób.

Tym niemniej takie innowacje pokazują też, jak szybko sytuacja potrafi doganiać możliwości płynące z cyfryzacji. Wspomniane wyżej narzędzie zostało opracowane przed nastaniem koronawirusa.  Jednak w sytuacji pandemii podejście do jego stosowania zmieniło się ze „zdecydowanie warto” na „absolutnie trzeba”.

Nowe pytania

Podobnie jak w przypadku wielu innych organizacji, pandemia postawiła GMP+ International wraz z naszymi jednostkami certyfikującymi przed nowymi pytania i poważnymi wyzwaniami. Z uwagi na rozmaite ograniczenia przemieszczania, poza kilkoma wyjątkami, audyty na miejscu zostały zupełnie zawieszone. Skłoniło nas to do analizy możliwości prowadzenia audytów zdalnie, używając w tym celu łącz video, wymiany danych, czy zdalnego dostępu do danych. Naturalnie wiążą się z tym pewne trudności – uzyskane informacje muszą stanowić „obiektywne dowody”.

Nie możemy jednak pozwolić sobie na (dalsze) unikanie tego problemu. Pytanie zatem nie brzmi „czy?” wprowadzać audyt zdalny, tylko „kiedy?” i „jak?”. Co więcej, paląca natura sytuacji skłania do kreatywności. Czy audyty staną się tańsze, a ich prowadzenie bardziej zrównoważone? Jaką rolę odegrają zaawansowane technologie takie jak np. big data i blockchain? Jakie jeszcze technologie staną się dostępne? Czy powinniśmy sięgnąć po „więcej niż audyt”? A jeśli tak, to jak się to odbije na metodologii pracy i kompetencjach audytorów?

Są to przykłady pytań i wyzwań, z jakimi mierzymy się w naszych działaniach na rzecz Światowego bezpieczeństwa pasz. To one sprawiają, że zachowujemy czujność. Wiemy też, że dzięki zaangażowanej światowej społeczności partnerów – działających w oparciu o wiedzę – pytania te i wyzwania pozwalają nam lepiej gwarantować bezpieczeństwo pasz na całym świecie.