1. Scope van dit document

Dit document bevat de acceptatievoorwaarden en procedures voor Certificatie Instellingen die van plan zijn de aanvragende organisatie/GMP+ gecertificeerde bedrijven te certificeren. Het definieert ook de compliance assessment met betrekking tot Certificatie Instellingen / Critical Locations die door GMP+ International wordt uitgevoerd. Daarnaast worden de audittijden uitgedrukt in dagen, 1 dag is gelijk aan 8 uur.

2. Normatieve verwijzingen

De volgende documenten, geheel of gedeeltelijk, worden in dit document normatief genoemd en moeten verplicht worden nageleefd. Voor gedateerde verwijzingen is alleen de geciteerde editie van toepassing. Voor ongedateerde verwijzingen is de laatste editie van het document waarnaar wordt verwezen (inclusief alle wijzigingen) van toepassing.

• ISO/IEC 17021-1:2015 Conformiteitsbeoordeling – eisen voor instellingen die audits en certificatie van management systemen leveren.
• ISO 22003-1:2022(E) Voorwaarden voor instellingen die audits en certificering van managementsystemen voor voedselveiligheid verzorgen.
• F0.1 Rechten en Plichten
• F0.2 Definitielijst
• F0.3 Scopes voor certificatie
• CR2.0 Beoordeling en certificering
• CR3.0 Beoordeling en certificering - aanvullende scopes

3. Principes

4. Acceptatie

4.1. Algemeen

Een Certificatie Instelling die een aanvragende organisatie/GMP+ gecertificeerd bedrijf wil certificeren volgens 1 of meer GMP+ scope(s) moet aantoonbaar voldoen aan de in dit document gestelde voorwaarde in aanvulling op hoofdstuk 2. Indien de Certificatie Instelling voldoet aan de voorwaarden, zal GMP+ International de betreffende Certificatie Instelling accepteren.

4.2. Acceptatieprocedure

4.2.1. Toepassing

De aanvragende Certificatie Instelling dient een aanvraag in met behulp van een aanvraagformulier (Appendix 1) bij GMP+ International. De aanvraag wordt in behandeling genomen wanneer:

• het aanvraagformulier volledig is ingevuld en alle gevraagde documenten zijn ontvangen;
• de aanvraagvergoeding voor de behandeling van de aanvraag is betaald (zie CR4.0 Tarieven);
• De aanvragende Certificatie Instelling moet twee geaccepteerde GMP+ auditors/inspecteurs hebben per door de Certificatie Instelling aangevraagde scope(s). De aanvragende Certificatie Instelling moet haar beslissing in overeenstemming met Appendix 2 motiveren en documenteren en moet alle gegevens ter beschikking houden voor beoordeling tijdens de acceptatie-audit.

GMP+ International zal deze aanvraag schriftelijk bevestigen. Indien de aanvragende Certificatie Instelling binnen de termijn van 26 weken na de eerste aanvraag door GMP+ International niet kan worden geaccepteerd, zal GMP+ International de acceptatieprocedure beëindigen. De aanvragende Certificatie Instelling mag dan niet binnen een jaar een nieuwe acceptatieprocedure starten. Voor elke aanvullende acceptatie-audit om de acceptatieprocedure af te ronden zal GMP+ International de aanvragende Certificatie Instelling kosten in rekening brengen.

4.2.2. Desk assessment

De desk assessment van de gevraagde documenten duurt minimaal 4 en maximaal 6 weken. De aanvragende Certificatie Instelling wordt door GMP+ International op de hoogte gebracht van de resultaten. Pas na een positief resultaat van de desk assessment wordt een acceptatie-audit uitgevoerd.

4.2.3. Acceptatie audit

Een acceptatie-audit is alleen mogelijk na een positief resultaat van de desk assessment. De duur van de acceptatie-audit on-site is minimaal 1 dag.

De auditbevindingen worden in de door GMP+ International opgestelde en gereviewde rapportage beschreven.

Pas als de auditbevindingen zijn opgelost kan de aanvragende Certificatie Instelling geaccepteerd worden.

4.2.4. Aanvragende Certificatie Instellingen die werken met Critical Locations

Indien tijdens de aanvraagprocedure wordt vastgesteld dat de Certificatie Instelling met Critical Location(s) werkt, geldt het volgende:

• De beoordeling van de Critical Location(s) maakt deel uit van de acceptatieprocedure van de aanvragende Certificatie Instelling.
• Voor de acceptatie-audit ter plaatse van de Critical Location zal GMP+ International de aanvragende Certificatie Instelling kosten in rekening brengen.
• De acceptatie van de aanvragende Certificatie Instelling kan alleen worden afgerond als de Critical Location(s) voldoet aan de voorwaarden zoals vermeld in het GMP+ Feed Certification scheme.

4.2.5. GMP+ Feed Certification scheme License Agreement

Als de aanvragende Certificatie Instelling voldoet aan de acceptatievoorwaarden dan:

• geeft GMP+ International een GMP+ Feed Certification scheme License Agreement (Appendix 8 van dit document) uit aan de aanvragende Certificatie Instelling die ondertekend moet worden.
• stuurt de Certificatie Instelling na ondertekening een van de originele exemplaren terug naar GMP+ International. De acceptatie is compleet na ontvangst van de ondertekende en gedateerde Feed Certification scheme License Agreement.
• zal GMP+ International de geaccepteerde Certificatie Instelling en indien van toepassing haar Critical Location(s) publiceren op het publieke deel van de GMP+ bedrijfsdatabase met een specificatie voor welke scopes de acceptatie van toepassing is (zie Appendix 7).

4.3. Acceptatievoorwaarden

4.3.1. Accreditatievoorwaarden

Een Certificatie Instelling en haar Critical Location(s) moeten beschikken over een geaccrediteerd kwaliteitsmanagementsysteem voor levensmiddelen/diervoeder op basis van ISO/IEC17021 en ISO22003-1. Alleen als de Certificatie Instelling en haar Critical Location(s) alleen binnen- en kustvaarttransport van diervoeder certificeren, moeten zij beschikken over een geaccrediteerd beheersysteem gebaseerd op ISO/IEC 17020.

4.3.2. Onpartijdigheidsbeheer

4.3.3. Vertrouwelijkheid

4.3.4. Aansprakelijkheid en Financiering

Daarnaast is artikel 12 van de GMP+ Feed Certification scheme License Agreement van toepassing.

4.3.5. Structurele voorwaarden

4.3.6. Resource voorwaarden

4.3.6.1. Competenties van het personeel

Aanvullende voorwaarden voor de GMP+ coördinator/plaatsvervangend coördinator, GMP+ auditor, GMP+ inspecteur en GMP+ technical reviewer staan vermeld in Appendix 2; Certificatie Instellingen moeten ervoor zorgen dat aan deze voorwaarden wordt voldaan. De Certificatie Instelling moet haar beslissing volgens Appendix 2 motiveren en documenteren en moet alle gegevens ter beschikking houden voor beoordeling tijdens de Certificatie Instelling audit.

Een GMP+ auditor mag pas GMP+ audits uitvoeren als de GMP+ auditor voor de betreffende scope in de GMP+ database is geaccepteerd.

De Certificatie Instelling moet 1 persoon aanstellen als GMP+ coördinator en kan 1 persoon aanstellen als GMP+ plaatsvervangend coördinator voor GMP+ certificatie die optreedt als contactpersoon naar GMP+ International. Een aanvraag voor acceptatie van een GMP+ coördinator en GMP+ plaatsvervangend coördinator moet worden ingediend bij GMP+ International door middel van het aanvraagformulier, zoals vermeld in Appendix 5 van dit document.

4.3.6.2. Outsourcing

Daarnaast zijn de relevante artikelen van de GMP+ Feed Certification scheme License Agreement van toepassing.

4.3.6.3. Verantwoordelijkheden van de GMP+ coördinator/plaatsvervangend coördinator

De verantwoordelijkheden zijn:

• Contactpersoon bij GMP+ International,
• Coördinatie van examinering,
• Verantwoordelijk voor de interne harmonisatie, fysieke harmonisatie is verplicht met een minimum van eenmaal per 2 jaar. De deelname moet worden gedocumenteerd. Interne harmonisatie moet worden aangetoond door middel van een presentatie/notulen.
• Verantwoordelijk voor het actualiseren van de GMP+ Bedrijvendatabase (zie Appendix 7).
• Acceptatie van GMP+ auditor, inspecteur en technische reviewer.
• Verantwoordelijk voor het uitgeven van audittijd reductie.

De Certificatie Instelling moet een procedure vaststellen voor het geval dat de GMP+ coördinator/plaatsvervangend coördinator verantwoordelijkheden delegeert aan een bevoegd persoon.

4.3.7. Informatievoorwaarden

4.3.7.1. Openbare informatie

Bij het afsluiten van een GMP+ certificeringsovereenkomst met een aanvragende organisatie moet de Certificatie Instelling en/of Critical Location direct de volgende bedrijfsgegevens in de GMP+ Bedrijvendatabase invoeren (zie Appendix 7):

• de officiële bedrijfsnaam, het vestigingsadres van het bedrijf (inclusief het officiële registratienummer bij de Kamer van Koophandel of een soortgelijke formele bedrijfsregistratie), het postadres, telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres, website, een bedrijfsnoodnummer, de naam van het schip, het EU-scheepsnummer en alle overige informatie, zoals vermeld in de GMP+ CR-documenten,
• de bedrijfslocatie waar het bedrijf zijn activiteiten uitvoert;
• In geval van een multi-site certificering of een certificering voor een tractionair die is opgenomen in het kwaliteitshandboek van het GMP+ gecertificeerde Bedrijf, moet het hoofdkantoor worden geregistreerd in de GMP+ Bedrijvendatabase en worden gekoppeld aan de multi-site locatie/tractionair.
• Na een succesvolle initiële audit moeten de certificatiescopes worden toegevoegd.

De Certificatie Instelling en/of Critical Location moet GMP+ International (via de GMP+ Database) binnen 2 weken op de hoogte te stellen van een wijziging van de hierboven genoemde informatie.

Indien de naam, het adres en/of de vestigingsplaats van de Certificatie Instelling of haar Critical Location wijzigt, of in geval van sluiting, is de Certificatie Instelling verplicht GMP+ International hiervan 1 maand van tevoren op de hoogte te stellen.

4.3.7.2. Uitwisseling van informatie tussen de Certificatie Instellingen en hun klanten

De Certificatie Instelling moet alle relevante certificeringsdocumentatie/informatie gedurende ten minste zes jaar bewaren.

4.3.8. GMP+ International harmonisatie

GMP+ International organiseert twee keer per jaar een harmonisatievergadering. Bij elke bijeenkomst moet de GMP+ coördinator of GMP+ plaatsvervangend coördinator van de geaccepteerde Certificatie Instelling aanwezig zijn. Indien er onvoldoende relevante agendapunten zijn voor een Certificatie Instelling, kan GMP+ International besluiten tot een individuele ontheffing van de aanwezigheidsverplichting.

Elke Certificatie Instelling is verplicht GMP+ International jaarlijks minimaal 1 casus tijdig te overleggen om deze te bespreken tijdens de harmonisatievergadering.

4.3.9. Procedures en Documenten voor GMP+ certificering

De Certificatie Instelling moet beschikken over een actuele gedocumenteerde procedure(s) waarin de wijze van GMP+ certificering wordt beschreven (aanvraag tot en met afgifte van het certificaat). Deze procedure(s) moet(en) deel uitmaken van het kwaliteitsmanagementsysteem van de Certificatie Instelling.

Bij wijzigingen in de certificatievoorwaarden moet de Certificatie Instelling deze uiterlijk op de implementatiedatum implementeren.

5. Compliance assessment

5.1. Algemeen

GMP+ International houdt toezicht op de naleving door de Certificatie Instellingen van hetgeen is vastgelegd in de relevante CR-documenten en F-documenten.

De criteria zoals vastgelegd in dit document worden gebruikt voor compliance assessment audits en voor het vaststellen van sancties.

5.2. Compliance assessment van Certificatie Instellingen, Critical Location(s) en GMP+ auditoren/inspecteurs

De compliance assessment van de Certificatie Instellingen en Critical Location(s) die GMP+ International uitvoert, bestaat uit:

5.2.1. Compliance Desk Assessment

Compliance Desk Assessment is om vast te stellen of de Certificatie Instelling en de Critical Location(s) voldoen aan de voorwaarden die zijn vastgelegd in de GMP+ Feed Certification scheme.

5.2.2. Compliance Audits

De Compliance Audits zijn geselecteerd op basis van risico, met uitzondering van de Certificatie Instelling audit, critical Location(s) audit en de ad-hoc audit.

5.2.2.1. Witness Audits (WA-rapportage)

GMP+ International houdt toezicht op de GMP+ auditors/inspecteurs, door hun werkwijze en de wijze waarop zij hun bevindingen tijdens de uitvoering van hun auditclassificatie, te beoordelen. Indien de GMP+ International auditor vaststelt dat een voederveiligheidsrisico niet wordt geïdentificeerd tijdens de audit, wordt de GMP+ auditor voor de afsluitende vergadering door de GMP+ International auditor geïnformeerd om te bevestigen of er sprake is van een voederveiligheidsrisico. Tijdens een herhalingsaudit/inspectie kan GMP+ International besluiten om een witness audit uit te voeren van de betrokken auditor/inspecteur.

5.2.2.2. Parallel Audits (PA-rapportage)

GMP+ International voert parallelaudits uit bij GMP+ gecertificeerde bedrijven om de methode waarmee een audit wordt gepland, uitgevoerd en gerapporteerd door de Certificatie Instelling te verifiëren. De parallelaudit vindt plaats nadat de audit door de Certificatie Instelling is uitgevoerd. Het referentiedocument voor de beschrijving van de bevindingen voor GMP+ gecertificeerde bedrijven is van toepassing (Appendix 6.3).

5.2.2.3. CB Office Audits (CB-rapportage)

GMP+ International voert ten minste eenmaal per jaar een audit uit bij de Certificatie Instellingen om de implementatie van de voorwaarden van het GMP+ Feed Certification scheme te beoordelen. Deze audit is een volledige beoordeling van alle voorwaarden. De minimale auditduur is 1 dag. Het referentiedocument voor de beschrijving van NCRs is van toepassing (Appendix 6.2).

5.2.2.4. Critical Location(s) Audit (CL-rapportage)

GMP+ International voert minimaal één keer per 2 jaar een audit uit van de Critical Location(s) om de implementatie van de voorwaarden van het GMP+ Feed Certification scheme te beoordelen. De minimale auditduur is 1 dag.

5.2.2.5. Non-Critical Location(s) Audit (NCL reportage)

Op basis van objectief bewijs uit een CB Office Audit kan GMP+ International een non-critical location audit uitvoeren om de implementatie van de voorwaarden uit het GMP+ Feed Certification scheme te beoordelen. De minimale audittijd is één dag

5.2.2.6. Ad-hoc Audit (AH-rapportage)

GMP+ International kan ad-hoc audits uitvoeren bij GMP+ gecertificeerde bedrijven naar aanleiding van een EWS-waarschuwing, klachten of incidenten. Deze audit richt zich op de specifieke onderwerpen met betrekking tot de EWS-waarschuwing, klachten of incidenten. Maar alle voorwaarden van het GMP+ Feed Certification scheme kunnen worden beoordeeld.

5.2.3. Analyse

5.2.3.1. Retrospectieve analyse

Retrospectieve analyse van de GMP+ gecertificeerde onderneming/GMP+ auditor, die gebaseerd is op bijzondere gebeurtenissen en niet op een regelmatige basis:

1. Retrospectieve analyse van het certificatieproces (RAC-rapportage)

Het is een analyse van de rapportages van alle certificatie-audits en, indien beschikbaar, ook van de compliance audits die in de afgelopen 36 maanden bij een bepaald bedrijf zijn uitgevoerd.

2. Retrospectieve analyse van een GMP+ auditor (RAA-rapportage)
   Het is een analyse van de rapportages van alle certificatie-audits die door een bepaalde GMP+ auditor worden uitgevoerd voor een aantal door GMP+ International vast te stellen rapportages die betrekking hebben op de relevante scope(s).).

5.2.3.2. Overall analysis

Overall analysis van het presteren van de certificering (OA-rapportage).

Het is een jaarlijkse analyse van het presteren van een Certificatie Instelling gedurende de laatste drie kalenderjaren, gebaseerd op ten minste :

1. Geïdentificeerde non-conformities per GMP+ auditor
2. Bevindingen/NCRs van GMP+ compliance audits;
3. Deelname en inbreng in harmonisatievergaderingen;
4. Examenresultaten van de GMP+ auditors;
5. Compliance assessment van de Critical Location(s), indien van toepassing.

Het eindresultaat van de overall analysis kan leiden tot een aanvullende compliance assessment voor de Certificatie Instelling en/of Critical Location(s). De kosten voor de aanvullende compliance assessment kunnen aan de Certificatie Instelling in rekening worden gebracht. Indien een actie/verbeteringsplan wordt gevraagd door GMP+ International is de Certificatie Instelling verplicht een dergelijk actie/verbeteringsplan in te sturen binnen het tijdsbestek gevraagd door GMP+ International.

5.2.4. Examinering

Examinering van GMP+ auditors, technical reviewers en inspecteurs is een instrument om de kennis en kennistoepassing van de GMP+ auditors, GMP+ technical reviewers en GMP+ inspecteurs te meten volgens de voorwaarden van het GMP+ Feed Certification scheme, inclusief de classificering van non-conformities.

5.2.5. Rapportagebeoordeling

Op basis van willekeurige steekproeven zal GMP+ International de GMP+ auditrapportage / de checklist beoordelen van de audits die door de Certificatie Instellingen in het kader van het GMP+ Feed Certification scheme worden uitgevoerd. De Certificatie Instelling moet de informatie direct op verzoek verstrekken.

5.3. Vaststelling en Registratie van de bevindingen

In aanvulling op Appendix 6 voor de artikelen 5.2.1, 5.2.2, 5.2.3.1 en 5.2.5 geldt het volgende:

Nadat de compliance assessment is uitgevoerd door GMP+ International worden de NCR(s) opgesteld door de GMP+ International auditor en overhandigd aan de GMP+ coördinator en/of GMP+ plaatsvervangend coördinator van de Certificatie Instelling. GMP+ International is verantwoordelijk of de geobserveerde NCR(s) gerechtvaardigd en goed geclassificeerd zijn. Non-conformities die tijdens de Critical Location-audit worden vastgesteld, worden altijd aan de aansprakelijke Certificatie Instelling verstrekt.

NCR(s) kunnen alleen worden gesloten indien de betrokken Certificatie Instelling een oorzakenanalyse uitvoert en corrigerende en/of preventieve acties onderneemt en indien van toepassing, moet de betrokken Certificatie Instelling objectief bewijs aan GMP+ International overleggen.

GMP+ International noemt deze acties Corrective Action Report (hierna: CAR).

Minor en/of Major non-conformities:

De GMP+ International auditor en GMP+ International (technical) reviewer zijn verantwoordelijk voor het afronden van het compliance report en voor het beoordelen van de CAR(s) en het afsluiten van de NCR(s).

Critical non-conformities:

GMP+ International is verantwoordelijk voor het nemen van de beslissing om de NCR(s) te sluiten en/of te upgraden / downgraden en om het compliance assessment report definitief te maken.

5.4. Rapportage

Voor alle beoordelingen zoals genoemd in artikel 5.2 (met uitzondering van artikel 5.2.4) wordt een rapportage in de Engelse taal aan de Certificatie Instelling verstrekt. Daarnaast kan het compliance report voor alle auditsoorten zoals genoemd in artikel 5.2 (met uitzondering van artikel 5.2.4) ook in de Duitse of Nederlandse taal aan de Certificatie Instelling worden verstrekt.

5.5. Maatregelen en Sancties

Indien GMP+ International vaststelt dat een Certificatie Instelling niet voldoet aan de voorwaarden en verplichtingen van het GMP+ Feed Certification scheme of de GMP+ Feed Certification scheme Licence Agreement, zal zij één van de maatregelen of sancties onder a) tot en met e) opleggen aan de Certificatie Instelling. De Certificatie Instelling wordt indien nodig geïnformeerd door middel van een officiële brief.

1. Waarin een termijn wordt vermeld waarbinnen de Certificatie Instelling /Critical Location moet voldoen aan de voorwaarden van het GMP+ Feed Certification scheme. De Certificatie Instelling wordt gevraagd om binnen een vastgestelde termijn een Corrective Action Report te overleggen.;
2. Dat de GMP+ Feed Certification scheme Licence Agreement met een Certificatie Instelling niet wordt verlengd;
3. Dat de GMP+ Feed Certification scheme Licence Agreement voor een periode van maximaal 3 maanden wordt geschorst, waardoor het voor de Critical Location, Non- Critical Location en Outsourcing Party automatisch niet is toegestaan om gedurende dezelfde periode GMP+ activiteiten uit te voeren;
4. Dat de GMP+ Feed Certification scheme Licence Agreement mogelijk na schorsing wordt beëindigd, waardoor de Critical Location en Non-Critical Location en Outsourcing Party automatisch geen GMP+ activiteiten meer mogen uitvoeren;
5. Dat het niet verlengen, schorsen en beëindigen zoals genoemd onder b, c en d openbaar wordt gemaakt.

Tijdens een schorsing als genoemd onder c moet de Certificatie Instelling ervoor zorgen dat al haar verplichtingen in het kader van het GMP+ Feed Certification scheme worden overgenomen door een andere door GMP+ geaccepteerde Certificatie Instelling.

Als gevolg van het niet verlengen/beëindigen als bedoeld onder b en d wordt de betreffende Certificatie Instelling voor een periode van minimaal 1 jaar uitgesloten van deelname aan het GMP+ Feed Certification scheme. GMP+ International informeert de betrokken GMP+ gecertificeerde bedrijven.

Appendix 1: Aanvraagformulier voor acceptatie van een Certificatie Instelling

Gebruik voor de aanvraag het aanvraagformulier zoals gepubliceerd op de website van GMP+ International.

Appendix 2: Competenties van personeel

Appendix 2.1 GMP+ auditor FSA

Appendix 2.2 GMP+ auditor FRA

Appendix 2.3 GMP+ technical reviewer FSA/FRA

Appendix 2.4 GMP+ inspecteur

Appendix 2.5 GMP+ coördinator

Appendix 3: Tabel met vrijstellingen

In deze tabel zijn de vrijstellingen met betrekking tot examinering, acceptatie en interne harmonisatie aangegeven. Elke GMP+ scope die bovenaan de tabel staat, is verbonden met de relevante scope in de linker kolom die met een X is aangegeven. De tabel is niet omgekeerd van toepassing.

Appendix 3.1 Tabel met vrijstellingen examinering, acceptatie en interne harmonisatie

Appendix 3.2 Tabel met vrijstellingen met betrekking tot de auditfrequentie

Met betrekking tot het behoud van de acceptatie voor een auditor/technical reviewer/inspecteur voor zover het gaat om de voorwaarde van minimaal 5 audits per jaar per scope, zijn de audits/review/inspectie die plaatsvinden bij relevante bedrijven onder de geaccepteerde certificaten zoals vermeld in TS 1.2 Inkoopvan toepassing. Aanvullend kan ook onderstaande tabel van toepassing zijn.

Appendix 4: Procedure voor de Acceptatie en Beoordeling van Certificatie Instellingen

Appendix 5: Aanvraag formulier coördinatoren / plaatsvervangend coördinator GMP+ Feed Certification scheme

Gebruik voor de aanvraag het aanvraagformulier zoals gepubliceerd op de website van GMP+ International.

Appendix 6: Beoordelingscriteria

Appendix 6.1 Beoordelingscriteria en Sancties

Non-conformities moeten worden geclassificeerd op basis van:

• De algemene beoordelingscriteria zoals vermeld in deze Appendix
• De genoemde sancties moeten minimaal worden opgelegd. GMP+ International mag strengere sancties opleggen.

CAR(s) moet(en) uiterlijk twee weken voor de deadline naar GMP+ International worden gestuurd. GMP+ International is verantwoordelijk voor het nemen van de beslissing om de non-conformities te sluiten.

Appendix 6.2 - Referentiedocument voor de omschrijving van NCR’s voor GMP+ geaccepteerde Certificatie Instellingen

Appendix 6.3 - Referentiedocument voor de omschrijving van de bevindingen bij GMP+ gecertificeerde bedrijven die worden vastgesteld tijdens parallel audits.

Appendix 7: Verantwoordelijkheid voor de verwerking van gegevens in de GMP+ database en/of recht tot publicatie

Appendix 8: GMP+ Feed Certification scheme License Agreement

Deze Appendix bevat het model van de licentieovereenkomst die door GMP+ International zal worden gebruikt voor het definiëren van de individuele GMP+ Feed Certification scheme License Agreement voor elke Certificatie Instelling zoals vermeld in artikel 4 van F0.1 Rechten en Plichten.

Het doel van dit document is om een wettelijk kader te bieden aan alle partijen die betrokken zijn bij het GMP+ Feed Certification scheme, gevisualiseerd in Appendix 8.4 van dit document. Om transparantie voor alle betrokken partijen mogelijk te maken zijn de volgende hoofddoelstellingen vastgesteld:

• het tot stand brengen van een contractuele relatie, beginnend bij GMP+ International tot en met het GMP+ gecertificeerde bedrijf;
• compliance assessment richting Certificatie Instellingen kan alleen worden uitgevoerd door GMP+ International auditoren.

Om dit vast te stellen zijn de criteria in dit document zoveel mogelijk gebaseerd op internationale standaarden met inbegrip van de GMP+ voorwaarden.

Appendix 8.1: Model agreement

The following text must be used for the GMP+ Feed Certification scheme License agreement between GMP+ International and an accepted Certification Body.

Beginning (model) agreement:

_____________________________________________________________________________________________________

The undersigned:

1. The Dutch law limited liability company GMP+ International BV, with its registered office at the Braillelaan 9 in (2289 CL) Rijswijk (The Netherlands), registered at the Trade Register of the Dutch Chamber of Commerce under number 27364542,

(hereinafter: “GMP+ International”),

and

2. [Name of the certification body], with its registered office at the [address, including country], registered at the [official name of local trade register where the entity is registered] under number [ ],

(hereinafter: “Certification Body”),

(hereinafter collectively referred to as “the Parties”)

Whereas:

1. GMP+ International is the holder of rights to the GMP+ Feed Certification scheme, an international certification scheme covering the whole animal feed chain, consisting of the GMP+ Feed Safety Assurance Module for the assurance of feed safety and the GMP+ Feed Responsibility Assurance Module for the assurance of feed responsibility.

2. The GMP+ Feed Safety Assurance Module integrates a variety of feed safety requirements into one module, such as requirements for the feed safety management system, HACCP, product standards, traceability, monitoring, prerequisites programs, chain approach and the Early Warning System. The GMP+ Feed Responsibility Assurance Module incorporates requirements for production, trade, storage & transshipment, affreightment and transport of animal feed products with respect for humans, animals and the environment;

3. GMP+ International holds rights to the Licensed IP, (definitions are described in Article 1 below);

4. The certification of the GMP+ Feed Certification scheme is not performed by GMP+ International but by licensed Certification Bodies. Companies wishing to obtain GMP+ Feed Certification scheme certification directly approach such a licensed certification body;
   
   
5. The Certification Body is involved in the certification and is interested in obtaining a License Agreement to perform certification according GMP+ Feed Certification scheme and using the Trademarks, Logos and Documentation;

6. GMP+ International is interested in granting the Certification Body a License Agreement, with the aim to allow the Certification Body to certify companies complying with the scope(s) and standard(s) of the GMP+ Feed Certification scheme.

Now it is agreed between the Parties as follows:

1. Definitions

For the purpose of this Agreement, the definitions in the GMP+ Feed Certification scheme are applicable. See GMP+ A1 General Regulations, GMP+ A2 Definitions and Abbreviations, and the applicable GMP+ B and GMP+ C standards.

In addition or notwithstanding, the following terms and definitions shall have the meaning within the framework of this Agreement as set forth below:

1.1 Appendix(es): the Appendixes attached to this agreement which form an integral part of this agreement and have been separately initialed by the Parties and in which the agreements between the Parties have been detailed.

1.2 Annual (License) Fee: an annual (license) fee, consisting of two components: a) a fixed fee, and b) a variable fee depending on the number and kind of activities of the Certification Body, of its Critical Location and the Participants certified by the Certification Body.

1.3 Critical Location: a location of Certification Body conducting one or more key activities (for definition key activities see Chapter 2 of GMP+ A1 General Regulations)

1.4 Database: a publicly accessible database administered by GMP+ International and actualized by GMP+ International, Certification Bodies and/or Critical Location containing details of the Certification Bodies, Critical Locations and Participants.(See Appendix 1 of the A1)

1.5 Documentation: any documentation provided to the Certification Body by GMP+ International during the term of the License Agreement, including but not limited to the documents of the GMP+ Feed Certification scheme.

1.6 Licensed IP: Trademarks, Logos and the Documentation.

1.7 Logos: any logo of GMP+ International that is protected or not by a trademark in the countries of activity of the Certification Body, Critical/Non- Critical Location, Outsourcing Party and Participant.

1.8 Measure(s): has the meaning as defined in Article 8 of GMP+ A1 General regulations of the GMP+ Feed Certification scheme.

1.9 Non-Critical Location; a location of a Certification Body conducting no key-activities.

1.10 Outsourcing Party (conditions): A third party, contracted by a Certification Body by means of a contract or Service Level Agreement (SLA) to preform non-key activities, under liability of the Certification Body.

1.11 Participant Emergency Telephone Number: a telephone number of the Participant which can be reached 24/7 and 365 days of the year in case of emergencies.

1.12 Sanction(s): has the meaning defined in Article 8 of GMP+ A1 General regulationsof the GMP+ Feed Certification scheme.

1.13 Suspension: the Certification Body is temporarily suspended with a maximum period of 3 months, if GMP+ International rules that the Certification Body’s is in breach of this License Agreement and therefore denied the rights arising from this License Agreement. All remaining requirements and obligations are stated in Article 8 of GMP+ A1 General regulations of the GMP+ Feed Certification scheme.

1.14 Termination: To terminate the License Agreement under the conditions as set out in GMP+ Feed Certification scheme.

1.15 Trademarks: the trademarks licensed to GMP+ International, listed in Appendix 1.7.

1.16 Website: GMP+ International’s website www.gmpplus.org.

2. The GMP+ Feed Certification scheme

2.1 Upon signing of this License Agreement, the Certification Body guarantees that it implements and complies with all applicable requirements in the GMP+ Feed Certification scheme. Parties agree that the most recent version of the GMP+ Feed Certification scheme is integral part of this License Agreement.

2.2 The most recent version of the GMP+ Feed Certification scheme is publicly accessible at the Website www.gmpplus.org of GMP+ International. Upon request of the Certification Body, GMP+ International shall promptly provide the Certification Body with a free copy of the most recent version of the GMP+ Feed Certification scheme, electronically or otherwise. By signing this License Agreement, the Certification Body expressly agrees to the above ways to take note of the GMP+ Feed Certification scheme and declares that prior to signing this License Agreement it has read and understood these documents.

2.3 GMP+ International may at any time amend the GMP+ Feed Certification scheme. GMP+ International shall promptly, electronically or otherwise, notify the Certification Body of amendments to the GMP+ Feed Certification scheme. The certification body must comply with the amendments requirements within a period, as mentioned in the history table of the involved document, unless GMP+ International determines a shorter period for urgent reasons.

2.4 Upon signing of this License Agreement the Certification Body and its Critical Location(s) must have the required accreditation.

2.5 The Certification Body must provide full cooperation to GMP+ International in the accurate implementation of the GMP+ Feed Certification scheme.

2.6 GMP+ International is allowed to conduct Compliance Assessments and/or Compliance Audits at the premises of the Certification Body and its, Critical Location(s) as well as at the Participants. The Certification Body and its Critical Location(s) must lend its full cooperation to such Compliance Assessments.

2.7 GMP+ International shall, as far as reasonably possible, enable the Certification Body to give advice with respect to proposed changes to the GMP+ Feed Certification scheme via its public consultation procedure.

2.8 The Certification Body has right to nominate candidates to represent all Certification Bodies for membership of the GMP+ Subcommittee Certification & Compliance.

2.9 The Certification Body can only transfer key activities to Critical Location(s) and non-key activities to Non-Critical Location(s) and Outsourcing Parties by means of a Contract or a Service Level Agreement (SLA).

2.10 The Certification Body shall keep proper records of Contracts and/or SLA established between the Critical/Non-Critical Location(s) and Outsourcing Parties, and shall have these records readily available for assessment by GMP+ International during a Compliance Assessment.

2.11 The Certification Body must inform GMP+ International immediately in case a Critical/Non-Critical Location, Outsourcing Party is in breach of the Contract and/or SLA.

3. Grant of license

3.1 Subject to the terms and conditions of the License Agreement, GMP+ International grants and the Certification Body accepts, a non-exclusive license to certify companies complying with the scope(s) and standard(s) of the GMP+ Feed Certification scheme.

3.2 Subject to the terms of the License Agreement, GMP+ International allows the Certification Body to use the GMP+ Logo/Trademarks as further set out in GMP+ A3 GMP+ Logo’s and/or Trademarks. The right to use the GMP+ Logo/Trademarks can exclusively be granted by GMP+ International. The right to use the GMP+ Logo/Trademark can be withdrawn if the Certification Body does not comply with the requirements as set out in the GMP+ Feed Certification scheme and fails to remedy the same within the determined timeframe.

3.3 The Documentation shall not be published nor modified in any way by the Certification Body. The Certification Body has the right to reproduce the Documentation for its own use or, subject to the conditions of the License Agreement, to make it available to the Participants.

3.4 The Certification Body has the duty to immediately report to GMP+ International any infringement of the Licensed IP which comes to the notice of the Certification Body.

3.5 GMP+ International shall always have the right to sue in respect of infringement of the Licensed IP without the Certification Body, at its own expense and under its sole liability, and to earn exclusively the results of the proceedings.

3.6 The Certification Body will perform and document its internal audits (at the Critical Location) to be conducted every 12 months.

3.7 The Certification Body is responsible to comply with the applicable country legislation were the Certification Body is located.

3.8 The Certification Body is responsible for the certification decision.

4. Certification and auditing of Companies

4.1 The Certification Body shall conclude a unique Certification Agreement with a Company before conducting an Initial (Certification) Audit. During the validity of a GMP+ certificate, the Certification Body must conduct audits at the Participant in accordance with the GMP+ Feed Certification scheme.

4.2 After the decision of the Certification Body, the Certification Body/Critical Location shall have the right to issue Certificates to Companies for the standards or scopes specified in Appendix 4.1. As a holder of the Certificate the Participant can use the Trademarks, the Logos and the Documentation in accordance with the GMP+ Feed Certification scheme.

4.3 The Critical/Non-Critical Locations and/or Outsourcing Party may offer GMP+ International’s activities to the local market only on behalf of the Certification Body.
The reports issued to the Participants shall contain the name and address of the GMP+ International accepted Certification Body without the logo of the Critical and/or Non-Critical Location, Outsourcing Party. However the report may make reference to the contact details of the Critical and/or Non-Critical Location, Outsourcing Party issuing the report in question.

4.4 The certificate issued to the Participant shall contain the name and address of the Certification Body without the logo of the Critical Location. However the certificate may make reference to the contact details of the Critical Location issuing the certificate in question. The certificate issued shall not create any confusion as to the Certification body.

4.5 The Certification Body, Critical/Non-Critical Location and/or Outsourcing Party is obliged to keep proper records of unique- and/or standardized Certification Agreement in the form of a template approved by the Certification Body, and results and reports of the Audits at Participants and is obliged to have these records readily available for Compliance assessment by GMP+ International. In case GMP+ International wants to receive (copies of) records, the Certification Body, Critical/Non-Critical Location and/or Outsourcing Party is obliged making the requested information available to GMP+ International accordingly.

4.6 The Certification Body must inform GMP+ International immediately in case a Participant is in breach of the Certification Agreement with respect to conditions and obligations arising from the GMP+ Feed Certification scheme.

4.7 The Certification Body must conduct a Recertification Audit prior to the expiration of a GMP+ certificate.

4.8 GMP+ International has the right, at any time, to conduct a Compliance Audit of the Participant. or to participate as witness during an Audit. The cost of these audits is at the expense of GMP+ International.

5. Confidentiality

5.1 The Certification Body must not disclose to third parties any Documentation, or use it for any purpose other than as described herein, unless GMP+ International agrees otherwise prior to disclosure in writing.

5.2 Non-disclosure obligations arising from Article 5.1 shall not apply to Documentation the contents of which have become generally known or easily accessible or which have been lawfully revealed by a third party. In case to comply with law and/or legal regulation and/or by orders of a court, governmental agency but always with prior notice to GMP+ International.

5.3 The Certification Body must procure that all of its employees and Critical/Non-Critical Location and Outsourcing Party and their employees, if any, adhere to the obligations arising out of Article 5.1.

5.4 With exception of the cases of authorization mentioned in the GMP+ Feed Certification scheme, GMP+ International shall not disclose to third parties any information of the Certification Body and will not use it for any purpose other than as described herein, unless the Certification Body agrees otherwise prior to disclosure in writing.

6. Fees

6.1 Every year, the Certification Body must pay to GMP+ International the Annual (License) Fee. The amounts hereof are specified in the GMP+ C4 document of the GMP+ Feed Certification scheme. The amounts specified therein are agreed net. If VAT is applicable, this shall be borne by the Certification Body. Any local and/or other taxes, governmental fees or dues, if applicable, shall also be borne by the Certification Body.

Every year, the Critical Location must pay to GMP+ International a fixed fee as establish in article 2.1 of the GMP+ C4.

6.2 The Annual (License) Fee is determined by GMP+ International. GMP+ International reserves the right to unilaterally adjust the amounts in the GMP+ C4 document of the GMP+ Feed Certification scheme.

6.3 The Certification Body/Critical Location must keep the GMP+ company database up to date as mentioned in Appendix 1 of GMP+ A1 General Regulations in order to enable GMP+ International to extract the necessary information required to calculated the Annual License Fee.

6.4 In addition to the Annual (License) Fee, the Certification Body hereby agrees to pay GMP+ International a fee for the examination by GMP+ International of its auditors. The amounts hereof are specified in the GMP+ C4 document of the GMP+ Feed Certification scheme. The amounts specified therein are agreed net. If VAT is applicable, this shall be borne by the Certification Body. Any local and/or other taxes, governmental fees or dues, if applicable, shall also be borne by the Certification Body.

7. GMP+ Company Database

7.1 The Certification Body must comply with the (applicable) requirements and obligations as stated in Chapter 4 of the GMP+ A1 General Regulations which is an integral part of this agreement.

8. Default

8.1 In the event the Certification Body, Critical/Non-Critical Location, Outsourcing Party is not or not fully performing one or more of the obligations arising from this Agreement, including but not limited to obligations arising from the GMP+ Feed Certification scheme measures and sanctions as stated in Article 8 of the GMP A1 General Regulations, which is an integral part of this agreement,will be imposed.

9. Conditions for the GMP+ accepted Certification Body operating with Critical and Non-Critical Location(s).

9.1 The Certification Body and its Critical and Non-Critical Location must operate under the same management and the same global quality management system.

9.2 The Certification Body shall have the means to substantially influence and control the activities of the sites. The Certification Body shall be able to demonstrate that such influence and control is in place and properly working.

9.2 The Critical and Non-Critical Locations shall offer GMP+ International services to the local market not under their own name and logo, there must always be name and logo of the Certification Body.

9.4 The Certification Body maintains the final responsibility for the GMP+ International activities performed by the Critical, Non-Critical Location.

9.5 Where the Critical Location(s) carry out key activities then the GMP+ International accepted Certification Body shall in its contract and/or SLA clearly identify the address of these sites.

9.6 The use of Critical and/or Non-Critical Locations is only allowed for locations within the same organization and where the Certification Body maintains the legal responsibility for the activities performed and certificates/reports issued by the Critical and/or Non-Critical Locations. The legal responsibility must be demonstrated on the basis of contract/SLA or equivalent legal relationships between the Certification Body and the Critical and/or Non-Critical Locations and internal regulations in the organization that further specify these relationships in terms of management and legal responsibilities.

9.7 Using Critical and/or Non-Critical Locations is possible for all types of local sites such as subsidiaries, branches, agencies, offices, etc. regardless of their legal personality, as long as they carry out clearly defined and relevant activities within the scope(s) of the GMP+ Feed Certification scheme.

9.8 Holding the final responsibility as mentioned in article 9.4 for activities performed by the Critical and/or Non-Critical Location, implies that the Certification body takes the operational, financial and legal responsibility/liability for activities performed by these locations, and this operational, financial and legal responsibility/liability must be stated in the GMP+ certification agreement with its customers.

9.9 In the standardized certification agreement in the form of a template approved by the Certification Body, between the Critical/Non-Critical Location and the Company a legal or contractual link to the Certification Body and legal entity name must be included, stating the financial-, operational- and legal matter related to activities performed by the Critical/Non-Critical Location are under the liability of the Certification Body.

10. Conditions for the GMP+ accepted Certification Body operating with Outsourcing Party

10.1 The Certification Body must have a process in which it describes the conditions under which outsourcing (which is sub-contracting to another organization to provide non-key activities on behalf of the Certification Body) may take place.

The Certification Body shall have a legally enforceable contract/SLA covering the arrangements, including confidentiality and conflict of interests, with each organization that provides outsourced non-key activities. This can include outsourcing to other non-accepted Certification Bodies.

10.2 Decisions for granting, maintaining, renewing, extending, suspending or withdrawing certification shall never be outsourced.

10.3 The Certification Body shall:

1. take responsibility for all non-key activities outsourced to an Outsourcing Party.
2. ensure that the Outsourcing Party and the individuals that it uses comply with the requirements of the GMP+ Feed Certification scheme, including competence, impartiality and confidentiality.
3. ensure that the Outsourced Party and the individuals that it uses, is not involved either directly or through any other employer with an organization to be audited, in such a way that impartiality could be compromised.

10.4 The Certification Body must have documented procedures for the qualification and monitoring of all Outsourcing Parties that provide non-key activities for certification and must ensure that records of the competences of auditors and technical reviewers are maintained.

10.5 The Certification Body must require external auditors and external technical reviewers to have a written agreement by which they commit themselves to comply with applicable policies and procedures as defined by the Certification Body and the requirements of the GMP+ Feed Certification scheme. The agreement must address aspects relating to confidentiality and to independence from commercial and other interest and must require external auditors and external technical reviewers to notify the Certification Body of any existing or prior association with any organization they may be assigned to audit. The involved external auditors and external technical reviewers must be accepted by GMP+ International.

10.6 In the standardized certification agreement in the form of a template approved by the Certification Body, between the Outsourcing Party location and the Company a legal or contractual link to the Certification Body and legal entity name must be included, stating the financial-, operational- and legal matter related to activities performed by the Outsourcing Part are under the liability of the Certification Body.

11. Duration and termination

11.1 This Agreement will enter into force on the date of signature by the Parties and will remain in force until 31 December 20XX.

11.2 GMP+ International is entitled to terminate this Agreement with immediate effect by written notice to the Certification Body if:

1. the Certification Body does not comply with the binding instructions issued by GMP+ International as stated in Chapter 8 of the GMP+ A1 General Regulations.
2. the Certification Body has no accredited food/feed quality management system.
3. the Certification Body does not or not fully perform one or more of the essential of its obligations arising from the GMP+ Feed Certification scheme.

11.3 Either Party may terminate this Agreement with immediate effect or not to renew by written notice to the other Party if:

1. either Party commits any breach of any of the provisions of this Agreement and, in the case of a breach capable of remedy, fails to remedy the same within a determined timeframe after receipt of an official letter giving full particulars of the breach and require corrective actions;
2. an encumbrance takes possession or a receiver is appointed over any of the property or assets of that other Party or is declared bankrupt;
3. that other Party makes any voluntary arrangement with its creditors or becomes subject to an administration order;
4. that other Party goes into liquidation;
5. anything which, under the law of any jurisdiction, is analogous to any of the acts or events specified in clauses 11.3 a)-d) of this Agreement; or
6. that other Party ceases, or threatens to cease, to carry on business.

11.4 In the event that a Certification Body terminates or not to renew the License Agreement they are obliged to inform all parties concerned three months in advance to enable all Participants to transfer to another Certification Body.

12. Liability

12.1 The Certification Body shall reimburse GMP+ International for the principal amount of a claim for compensation or damages by a Participant and/or a Company directed at GMP+ International insofar as GMP+ International’s liability towards the Participant and/or the Company is related to the performance of the Certification Agreement by the Certification Body and subsequently its Critical/Non-Critical Location and/or its Outsourcing Party and on the condition that such liability has been established by a final court judgment or final arbitral award.

12.2 The indemnity as set out in Article 12.1 does not apply if:

1. A claim directed at GMP+ International is based on acts of GMP+ International itself (including but not limited to use of the binding instruction, a violation by GMP+ International of the GMP+ scheme or external communication by GMP+ International)
2. Or the claim is based on such facts or circumstances as the Certification Body and subsequently its Critical/Non-Critical Location and/or its Outsourcing Party did not know or could not have been expected to know and taken into account at the time of the performance of the Certification Agreement.

12.3 The indemnity as set out in Article 12.1 applies nonetheless if an act of GMP+ International as set out in Article 12.2 is due to GMP+ International having based its conduct on incorrect information provided by the Certification Body and/or Critical/Non-Critical Location and/or its Outsourcing Party (and the Certification Body and/or Critical/Non-Critical Location and/or its Outsourcing Party knew or should have known that it was incorrect).

12.4 In case of a claim within the scope of this Article 12, GMP+ International shall forthwith fully inform the Certification Body and not enter into an amicable settlement with claimant without prior written consent of the Certification Body, on penalty of forfeiture of the rights under this Article 12.

12.5 The Certification Body shall at all times be fully liable towards GMP+ International for all acts and omissions by its Critical/Non-Critical Location and/or its Outsourcing Party.

12.6 The liability of parties towards each other in connection with performance of this Agreement and this Article 12 is at all times limited to € 250,000 per claim with a maximum of € 1,000,000 per calendar year.

13. Miscellaneous

13.1 This Agreement constitutes the complete and full agreement between the Parties.

13.2 Any invalidity of individual provisions of this Agreement shall not affect the validity of the remaining provisions of this Agreement. The remaining provisions of this Agreement shall remain in full force and effect and enforceable to the fullest extent permitted by law. Any provisions found to be invalid or unenforceable shall be substituted by such other provisions coming, in a legally permissible way, as close as possible to the economic meaning and intention of such invalid provision.

13.3 The Certification Body is not allowed to assign this Agreement in whole or in part or any benefit or interest therein.

14. Applicable law and disputes

14.1 This Agreement shall be governed by and construed in accordance with the laws of The Netherlands.

14.2 All disputes arising in connection with the Agreement, or further contracts resulting therefrom, shall be heard by the District Court of Rotterdam, having exclusive jurisdiction.

Drawn up and signed in duplicate,

GMP+ International BV [Name Certification Body]

Roland van der Post [Name of legal representative]

Managing Director (Title of legal representative)

…………………………… ………………………………

Place: Rijswijk (Signature)

………………………………...

Date:………………………

Place:…………………………

Date:………………………….

Appendix 8.2: Trademarks and Logo’s

Trademarks and applicable logo(s) will be added in individual Agreement(s)

• Community Trademark “GMP+ Feed Safety Assurance” No 009547795;

• International Trademark “GMP+ Feed Safety Assurance” No 1037745;

• Benelux Trademark “GMP+ Feed Safety Assurance” No 0876782.

• Community Trademark “GMP+ Feed Responsibility Assurance” No 013946199;

• International Trademark “GMP+ Feed Responsibility Assurance” registration in progress;

• Benelux Trademark “GMP+ Feed Responsibility Assurance” registration in progress.

Appendix 8.3: Scopes covered by the GMP+ Feed Certification scheme (License) Agreement

This document is part of the GMP+ Feed Certification scheme License Agreement which has been entered into force <date><month><year> for the period until <date><month><year> between GMP+ International and

The GMP+ Feed Certification License Agreement will relate to the following scopes of the GMP+ Feed Certification scheme with effect from the date specified below:

Valid until: <date><month><year>

GMP+ International B.V.

Roland van der Post

Managing Director

[Name Certification Body]

…………………………….

[Name of legal representative]

Managing Director

……………………………

(Signature)

………………………………...

Date:………………………

Appendix 8.4: Contractuele schakels